Du hast eine Projektanfrage bekommen und fragst dich: „Lohnt sich dieses Projekt für mich? Passt es zu mir? Und möchte ich die nächsten Monate mit diesen Menschen unter den Bedingungen arbeiten, die der Kunde anbietet?“
Du möchtest alle wichtigen Aspekte berücksichtigen und nicht denselben Fehler machen wie vielleicht schon einmal in der Vergangenheit – mit einem Kunden, der dich am Ende mehr Stress gekostet hat, als es wert war?
Aus eigener Erfahrung weiß ich: manche Kunden lässt man besser ziehen.
In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du dich auf die Entscheidung und das Gespräch mit einem potenziellen Kunden vorbereiten kannst:
- Welche Kriterien sind für dich wichtig?
- Ein Framework, mit dem du dich auf das Gespräch vorbereitest
- Wie stellst du die richtigen Fragen?
- Worauf solltest du besonders achten?
01 Kriterien: was macht ein gutes Projekt für dich aus?
Ausgangspunkt sind natürlich alle Aspekte der Zusammenarbeit, die für dich wichtig sind. Auch wenn du sie alle im Kopf hast, empfehle ich dir, eine Liste daraus zu machen, die du regelmäßig ergänzt.
Vor allem nach jedem abgeschlossenem Projekt.
Damit du nichts Wichtiges übersiehst, kannst du deine Kriterien in verschiedene Bereiche unterteilen:
Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit: Remote/On-site, Reisen, Verfügbarkeit, Auslastung, Projektdauer, benötigte Arbeitsgeräte.
Finanzen und Abrechnung: Stundensatz/Tagessatz, Abrechnungsmodell, zusätzliche Leistungen, Onboarding, Reisezeit und Reisekosten, Zahlungsziele, Änderungen des Projektumfangs.
Projekt und fachlicher Fit: Ziel und erwartetes Ergebnis, Verantwortungsbereich, Tech Stack, aktueller Stand und Machbarkeit des Projekts, Passung zu deiner Erfahrung, Entwicklungsmöglichkeiten.
Projektorganisation: wie viele Stakeholder sind beteiligt, wie funktionieren Kommunikation und Entscheidungsprozesse und haben alle Beteiligten eine ähnliche Vorstellung vom Projektziel?
Kunde und Zusammenarbeit: Was erwartet der Kunde von dir als Freelancer, wie viel Autonomie hast du, wie werden externe Spezialisten behandelt, wie funktionieren Kommunikation und Feedback, passt es zwischenmenschlich?
Risiko und Projekthistorie: Warum braucht der Kunde gerade jetzt einen Freelancer, was ist im Projekt bisher passiert, hat vorher bereits jemand an dem Thema gearbeitet, warum wurde die Zusammenarbeit beendet und was wurde bisher versucht, mit welchem Ergebnis?
02 Baue dein eigenes Framework zur Projektbewertung
Du kannst es auf einem einfachen Schema aufbauen:
Deine Erfahrungen → Priorisierung → Fragen zur Überprüfung → Warnsignale → Bedingungen der Zusammenarbeit / Vertrag
Beginne mit deinen bisherigen Erfahrungen
Schreibe alle Situationen und Bedingungen aus früheren Projekten auf, die dir nicht gepasst haben. Schreib einfach alles auf.
Das müssen nicht nur Projekte sein, die du tatsächlich angenommen hast. Beziehe auch Gespräche mit potenziellen Kunden ein.
Ordne sie nach Wichtigkeit
Löse diese Punkte jetzt von den einzelnen Projekten und frage dich:
Was möchtest du auf keinen Fall noch einmal erleben?
Zum Beispiel:
- Wir hatten eine bestimmte Auslastung vereinbart, aber im Laufe des Projekts erwartete der Kunde, dass ich auch außerhalb der vereinbarten Tage verfügbar bin.
- Das Projekt sollte überwiegend remote stattfinden, aber mit der Zeit erwartete der Kunde immer häufiger, dass ich on-site arbeite.
- Der Projektumfang war klar vereinbart, aber im Laufe der Zusammenarbeit kamen immer mehr zusätzliche Aufgaben dazu, die „einfach noch“ mit erledigt werden sollten.
- Es gab keinen klaren Entscheidungsträger und unterschiedliche Stakeholder hatten widersprüchliche Erwartungen.
- Das Projekt passte nicht zu meiner Erfahrung oder meinem Tech Stack.
Du kannst zusätzlich markieren, welche Punkte für dich Dealbreaker sind, wo du bereit bist zu verhandeln und was lediglich eine Präferenz ist.
Bereite für die wichtigsten Punkte Fragen vor
Formuliere zu deiner Liste Fragen, die du vor Beginn der Zusammenarbeit stellst.
Nehmen wir an, das größte Problem in deinem letzten Projekt war, dass der Kunde volle Verfügbarkeit erwartet hat, obwohl du nur drei Tage pro Woche für ihn gearbeitet hast.
Deine Bedingung lautet also:
Ich arbeite drei Tage pro Woche für den Kunden und muss außerhalb dieser Tage nicht verfügbar sein.
Mögliche Fragen wären:
„An welchen Tagen wird meine Verfügbarkeit erwartet?“
„Wie gehen Sie mit dringenden Themen an Tagen um, an denen ich nicht für das Projekt eingeplant bin?“
„Gab es bisher Situationen, in denen externe Mitarbeiter kurzfristig außerhalb ihrer vereinbarten Projekttage verfügbar sein mussten?“
Überlege dir vorher, welche Antworten für dich Warnsignale sind
Es geht nicht nur darum, die richtigen Fragen vorzubereiten. Du solltest auch wissen, worauf du bei den Antworten achten musst.
In unserem Beispiel könnten Antworten wie diese ein Warnsignal sein:
„Eigentlich drei Tage, aber bei wichtigen Themen sollten Sie natürlich erreichbar sein.“
„Das lässt sich bei uns schwer so genau festlegen. Wir brauchen schon eine gewisse Flexibilität.“
Achte auf Widersprüche
Bewerte nicht nur einzelne Antworten. Achte auch darauf, ob die Informationen, die du im Laufe des Prozesses bekommst, zueinander passen.
Der Vermittler sagt, das Projekt sei fast vollständig remote, der Manager erwähnt regelmäßige Meetings im Büro und ein Teammitglied erzählt dir, dass eigentlich alle zweimal pro Woche vor Ort sind?
Das solltest du vor der Vertragsunterzeichnung klären – und nicht erst, wenn das Projekt bereits läuft.
Sichere die wichtigsten Bedingungen im Vertrag ab
Je wichtiger eine Bedingung für dich ist, desto weniger solltest du dich ausschließlich auf mündliche Absprachen verlassen.
So gehst du Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess:
Erfahrung: Im letzten Projekt erwartete der Kunde, dass ich auch außerhalb der vereinbarten Tage verfügbar bin.
↓
Priorität: Das möchte ich nicht noch einmal – für mich ist es ein Dealbreaker.
↓
Bedingung: Ich arbeite an drei fest vereinbarten Tagen pro Woche und muss an den anderen Tagen nicht verfügbar sein.
↓
Fragen: Welche Verfügbarkeit wird konkret erwartet und was passiert bei dringenden Themen? Wie wurde das bisher gehandhabt?
↓
Warnsignal: „Drei Tage, aber natürlich brauchen wir auch an den anderen Tagen eine gewisse Flexibilität.“
↓
Entscheidung: Ich kläre die Bedingung noch einmal / verhandle nach oder lehne das Projekt ab.
↓
Vertrag: Die vereinbarte Auslastung und die Regeln zur Verfügbarkeit werden entsprechend im Vertrag festgehalten.
03 Was kann in den einzelnen Bereichen stehen? Eine ausführlichere Liste
Wenn du überlegst, worauf du noch achten solltest, findest du hier eine Liste mit Ideen für Kriterien in den einzelnen Bereichen:
Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit
Remote, On-site und Reisen
Für manche Freelancer ist die Möglichkeit, remote zu arbeiten, sogar wichtiger als die Höhe des Stundensatzes. Deshalb solltest du vorher festlegen, wie viel Präsenz beim Kunden für dich in Ordnung ist und wo deine Grenze liegt.
- Anwesenheitspflicht ohne wirkliche Notwendigkeit,
- 100 % On-site,
- zu viele Tage beim Kunden,
- kein Remote First,
- Reiseaufwand, der in keinem Verhältnis zum Projekt steht.
Projektdauer und Auslastung
Auf den ersten Blick scheint es einfach: Je länger das Projekt und je höher die Auslastung, desto besser: du hast Arbeit und ein planbares Einkommen. Genau hier kann aber eine trügerische Sicherheit entstehen.
Als Vermittlerin im Freelancer-Bereich habe ich erlebt, wie Freelancer mehrere Jahre mit 100 % Auslastung für einen einzigen Kunden gearbeitet haben. Wenn sich auf Kundenseite plötzlich etwas änderte und das Projekt beendet wurde, standen sie von einem Tag auf den anderen ohne ihre wichtigste Einnahmequelle, ohne andere Kunden und ohne laufend aufgebauten Pipeline da. Besonders schmerzhaft, wenn sich die Marktsituation inzwischen drastisch verschlechtert hatte.
Ein sehr langes Projekt mit hoher Auslastung bedeutet deshalb nicht unbedingt Sicherheit, sondern kann auch eine starke Abhängigkeit von einem einzigen Kunden schaffen.
Bei Projekten, die von Anfang an auf mehrere Jahre angelegt sind, solltest du dich außerdem fragen, warum das Unternehmen überhaupt so lange einen Freelancer benötigt und ob es sich tatsächlich noch um eine temporäre Unterstützung durch einen externen Spezialisten handelt. In Deutschland kommt zusätzlich das Risiko einer Scheinselbstständigkeit hinzu.
Arbeitsgeräte
Für manche spielt auch eine Rolle, ob sie ihre Arbeitsgeräte und ihre technische Arbeitsumgebung selbst wählen können.
Finanzen und Abrechnung
Zu niedriger Stundensatz
Natürlich einer der häufigsten Gründe, ein Projekt abzulehnen:
- der Stundensatz liegt unter deinem Minimum,
- der Kunde versucht, den Preis stark herunterzuhandeln,
- die Vergütung passt nicht zur Verantwortung,
- unklare Zahlungsfristen
- unter Berücksichtigung des zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwands rechnet sich das Projekt nicht mehr.
Ich finde, dass wir dort, wo es möglich ist, stärker in Richtung einer Vergütung für das gesamte Projekt und das vereinbarte Ergebnis gehen sollten, statt ausschließlich die geleisteten Stunden abzurechnen.
Sehr gut fand ich einen Satz einer Freelancerin, den ich auf LinkedIn gelesen habe: „Will nicht für meine Effizienz bestraft werden.“
Leider ist das nicht in jedem Bereich und bei jedem Projekt möglich.
Zusätzliche und unbezahlte Arbeit
Einzeln betrachtet wirken diese Punkte vielleicht harmlos. In der Praxis können sie die tatsächliche Wirtschaftlichkeit eines Projekts aber deutlich verändern:
- Onboarding,
- zusätzliche Meetings,
- Reisen und Reisezeit,
- zusätzliche Aufgaben,
- ein immer größer werdender Projektumfang,
- erwartete Verfügbarkeit außerhalb der vereinbarten Zeiten.
Unbezahltes Onboarding ist häufig ein Thema bei Projekten im öffentlichen Bereich.
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, habe ich diesem Thema einen eigenen Artikel gewidmet: Freelancer gesucht: öffentlicher Sektor.
Projekt und fachlicher Fit
Unklares Projektziel und unklare Anforderungen
Ein Kunde kann nicht immer präzise sagen, was er braucht. Das ist an sich noch kein Problem. Oft braucht er gerade deshalb einen externen Experten.
Problematisch wird es, wenn die Unklarheit so groß ist, dass das Risiko zunehmend bei dir landet:
- es ist nicht klar, was überhaupt erreicht werden soll,
- die Aufgabe ist schlecht definiert,
- es ist nicht klar, für welches Ergebnis du am Ende verantwortlich bist,
- schon in den ersten Gesprächen lässt sich dein konkreter Verantwortungsbereich wenig festlegen.
Fehlender fachlicher Fit / falscher Tech Stack
Es kommt gar nicht so selten vor, dass ein Projekt bei einem Freelancer landet, obwohl die Anforderungen nicht wirklich zu seiner Erfahrung passen. Der Vermittler oder Kunde hat die Kriterien falsch definiert, das Profil nicht richtig verstanden oder sich gedacht: „Das wird schon irgendwie.“
Das Problem ist, dass die Konsequenzen dieses Fehlers am Ende bei dir landen können.
Wenn du nicht die richtige Person für die Aufgabe bist, heißt es später vielleicht nicht: „Wir haben den falschen Freelancer ausgewählt“, sondern: „Der Freelancer hat es nicht geschafft.“
Dazu kommen Stress, wenig Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit und geringe Chancen auf wirklich gute Referenzen oder Empfehlungen.
Entwicklungsmöglichkeiten und fachliche Attraktivität
Geld muss nicht das einzige Kriterium sein. Ein Projekt kann für dich auch deshalb attraktiv sein, weil du:
- dich fachlich weiterentwickeln kannst,
- neue Themen oder Technologien kennenlernst,
- mehr Verantwortung übernehmen kannst,
- Erfahrungen sammelst, die später für dich wertvoll sind,
- dein Portfolio sinnvoll ergänzen kannst.
Machbarkeit des Projekts
- unrealistische Deadlines,
- fehlende Ressourcen,
- widersprüchliche Anforderungen,
- ein erwartetes Ergebnis, das unter den gegebenen Bedingungen kaum erreichbar ist.
Projektorganisation
Chaos, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozesse
Unterschiedliche Stakeholder können völlig unterschiedliche Erwartungen haben. Absprachen ändern sich möglicherweise je nachdem, mit wem du gerade sprichst.
Achte deshalb schon während der ersten Gespräche darauf:
- wer am Prozess beteiligt ist,
- wer tatsächlich Entscheidungen trifft,
- ob Verantwortlichkeiten klar verteilt sind,
- ob unterschiedliche Personen dir konsistente Informationen geben,
- wie lange selbst relativ einfache Entscheidungen dauern.
Schon der Prozess vor Beginn der Zusammenarbeit kann dir einiges darüber verraten, wie das Projekt später laufen wird.
Kunde und Art der Zusammenarbeit
Sympathie, Umgang miteinander und Haltung des Kunden
Dieses Kriterium ist weniger messbar, aber deshalb nicht weniger wichtig:
- Sprichst du gerne mit diesen Menschen?
- Hast du das Gefühl, dass deine Expertise und deine Zeit respektiert werden?
- Behandelt dich der Kunde als externen Spezialisten oder eher wie einen zusätzlichen Mitarbeiter?
- Wie reagiert er auf eine andere Meinung?
- Wie kommuniziert er seine Erwartungen?
- Wie viel Autonomie ist er bereit, dir zu geben?
Für mich ist das gleichzeitig eines der schwierigsten Kriterien, die man vorab einschätzen kann. Eigentlich scheint es ganz einfach: Du sprichst mit jemandem und merkst, ob es zwischenmenschlich passt.
Der erste Eindruck kann leider sehr täuschen. Ein positiver Eindruck ist wichtig, sollte aber nicht deine einzige Informationsquelle für die spätere Zusammenarbeit sein.
Unrealistische Erwartungen
Die Alarmglocken sollten auch dann angehen, wenn die Erwartungen des Kunden nicht zu den angebotenen Rahmenbedingungen passen:
- hohe Verfügbarkeit bei geringer Auslastung,
- ständige Flexibilität, die vor allen von dir erwartet wird.
Werte und Ethik
Eine Rolle kann auch spielen, für wen und woran du arbeitest.
Ein Ausschlusskriterium können sein:
- Industrie: Rüstungsindustrie, Produktion von Alkohol oder Tabakprodukten, Tierhaltung und Schlachtung
- ein Produkt, das nicht zu deinen Werten passt
- Organisationen, mit denen du beruflich nicht in Verbindung gebracht werden möchtest.
Nicht alles lässt sich in einen Stundensatz umrechnen.
Risiko und Projekthistorie
Es gibt noch einen Bereich, den man leicht vergisst: Was ist in diesem Projekt eigentlich passiert, bevor du ins Spiel gekommen bist?
Warum sucht das Unternehmen gerade jetzt einen Freelancer? Hat vorher schon jemand an diesem Thema gearbeitet? Warum ist diese Person gegangen? Wird das Projekt gerade erst aufgebaut oder versucht man seit Monaten, etwas zu retten, das nicht funktioniert? Was wurde bereits versucht – und mit welchem Ergebnis?
Dahinter muss nichts Problematisches stecken. Die Vorgeschichte eines Projekts kann dir aber sehr viel darüber verraten, worauf du dich tatsächlich einlässt.
Willst du deine Position in Kundengesprächen stärken?
Eine klare Positionierung hilft dir nicht nur dabei, die richtigen Projekte zu gewinnen. Sie macht es auch leichter, deinen Wert zu kommunizieren, Bedingungen zu verhandeln und Projekte abzulehnen, die nicht zu dir passen.
Im Profil-Check schauen wir uns gemeinsam an, wie du aktuell auf potenzielle Kunden wirkst und wo du deine Positionierung noch schärfen kannst.