Freelancer gesucht: öffentlicher Sektor

IT-Projekte bei Behörden: So kommst du durch den Bewerbungsprozess – aus Recruiter-Perspektive.

April 22, 2026
10 Minuten

Die Arbeit als Freelancer für Behörden hat sowohl ihre Fans als auch ihre klaren Gegner.

Als Recruiterin habe ich nicht direkt auf Projekten für Behörden gearbeitet, aber durch die Vermittlung und Betreuung von Freelancern in solchen Projekten habe ich einiges an Insider-Wissen gesammelt, das ich hier teilen möchte.

Ich habe selbst nicht direkt auf Behördenprojekten gearbeitet, aber als IT-Recruiterin Freelancer in solche Projekte vermittelt und betreut. Dabei habe ich ziemlich schnell gemerkt: dieser Markt funktioniert nach ganz eigenen Regeln.

Ein Teil davon ist wenig transparent- besonders für Kandidaten.

In diesem Artikel teile ich meine Einblicke aus dem IT-Recruiting und aus der Arbeit mit Freelancern:

welche Vor- und Nachteile Projekte im öffentlichen Sektor haben
wie der Bewerbungsprozess abläuft
welche Anforderungen gestellt werden und wie die Ausschreibungen aufgebaut sind
wie ein Recruiter entscheidet, ob er dich als Kandidat vorstellt
wie du deine Chancen als Freelancer erhöhen kannst

01 Freelance im öffentlichen Sektor: Stabil oder frustrierend?

Fangen wir ehrlich an: Was oft nervt:

Reinkommen ist oft nicht so einfach Die Konkurrenz ist hoch, die Anforderungen sehr konkret und der Spielraum auf Kundenseite eher klein (mehr dazu gleich beim Prozess).
Erfahrung im öffentlichen Sektor wird oft erwartet Nicht immer, aber es kommt ziemlich häufig vor
Ein Vertrag praktisch nur über Vermittler möglich
Feste Servicezeiten Du kannst dich nur zu bestimmten Zeiten ins System einloggen – kann man aber auch als Vorteil sehen.
Tägliches Reporting Was gemacht wurde, muss jeden Tag dokumentiert werden.
Nicht immer super agil Viel Abstimmung, viele Prozesse, viele formale Anforderungen, aber wie immer: kommt stark auf Behoerde, Projekt und Team an.
Neue Ideen stoßen nicht immer auf Begeisterung Neue Ideen von externen Freelancern stoßen nicht immer auf offene Türen.
Unbezahlte “Einarbeitungszeit” Teilweise werden ca. 10 % des Stundenkontingents nicht vergütet – ein häufig diskutiertes Thema (kein genereller Standard im öffentlichen Sektor, sondern abhängig vom konkreten Auftraggeber)
Auch hier keine 100 % Sicherheit Durch Sparmaßnahmen können Projekte beendet werden – wie aktuell auch im privaten Umfeld.
Interne Strukturen & Politik Für Externe nicht immer leicht zu durchschauen.
Wenn du es sehr dynamisch magst… Projekte können sich ziehen, Prozesse sind langsamer.

Was trotzdem dafür spricht:

Trotzdem — doch relativ stabile Projekte Projekte laufen oft 6 – 12 Monate und werden nicht selten verlängert.
Weniger klassischer Druck als in der Privatwirtschaft Weniger kurzfristige Deadlines, kaum Verkaufsdruck, weniger „always on“. → weniger Chaos, weniger „alles muss gestern fertig sein“.
Arbeitszeiten sind planbarer Keine Erwartung, abends oder am Wochenende zu arbeiten.
Weniger spontane Richtungswechsel Projekte bleiben meist auf Kurs.
Technologisch oft besser als ihr Ruf Behörden können (oder müssen) bei großen Projekten oft auf moderne Lösungen setzen – einfach wegen der Größe und Komplexität.

Kommt drauf an:

Stundensätze Sehr unterschiedlich. Es gibt weiterhin gute Projekte, aber man sieht auch, dass Preise teilweise runtergehen. Werkverträge spielen dabei zunehmend eine Rolle.
Remote vs. vor Ort Hängt stark vom Projekt ab. Oft z. B. 10 – 20 % vor Ort, manchmal komplett remote. Und ja – manchmal sitzt man im Büro… und arbeitet trotzdem alleine.
Workation Teilweise sogar möglich — allerdings nur innerhalb der EU und mit vorher beantragter Genehmigung. Das hängt stark von der jeweiligen Behörde und dem Datenzugriff ab.

02 Warum im öffentlichen IT-Markt so viele Firmen beteiligt sind

Der deutsche öffentliche Sektor stellt einen enormen IT-Markt dar (im Wert von mehreren Milliarden Euro pro Jahr), der in hohem Maße auf die Zusammenarbeit mit privaten Unternehmen angewiesen ist. Die meisten öffentlichen Institutionen – sowohl auf Bundes‑, Landes- als auch kommunaler Ebene – greifen bei der Umsetzung technologischer Projekte auf externe Dienstleister zurück.

Grundlage dieser Zusammenarbeit sind öffentliche Ausschreibungen (Vergabeverfahren), die u. a. auf Plattformen wie evergabe veröffentlicht werden. Diese umfassen sowohl Implementierungsprojekte als auch die langfristige Erbringung von IT-Dienstleistungen.

Bei größeren Projekten wird häufig ein Modell mit mehreren beteiligten Unternehmen eingesetzt. Dieses kann unterschiedliche Formen annehmen:

Generalunternehmer (Generalunternehmer) mit einem Netzwerk von Subunternehmern
Konsortium (Bietergemeinschaft), das gemeinsam ein Angebot einreicht
Rahmenverträge (Rahmenverträge) mit mehreren Dienstleistern

In der Praxis bedeutet das, dass an der Umsetzung eines Projekts viele verschiedene Akteure beteiligt sind – von großen Beratungsunternehmen bis hin zu spezialisierten kleineren Firmen und Freelancern.

Im Bereich Freelancing und der Bereitstellung von Spezialisten entstehen häufig mehrstufige Lieferantenstrukturen, in denen:

die Behörde oder Institution mit ausgewählten Anbietern zusammenarbeitet (z. B. im Rahmen von Rahmenverträgen),
diese Anbieter wiederum eigene Netzwerke aus Partnern und Subunternehmern nutzen,
auf eine einzelne Anfrage (Request) parallel mehrere Firmen reagieren und ihre Kandidaten vorstellen.

Beispiel: Bundesagentur für Arbeit

Bei großen IT-Projekten für die Bundesagentur für Arbeit wird häufig ein Modell mit einem Generalunternehmer eingesetzt.

Beispielsweise kann die Ernst & Young die Rolle des Hauptpartners übernehmen und für die Umsetzung des Projekts verantwortlich sein. Gleichzeitig baut sie ein Netzwerk aus kooperierenden Unternehmen auf, das umfasst:

Technologiepartner
Beratungsunternehmen
Personaldienstleister
Freelancer

Dieses Modell ist besonders verbreitet bei großen Transformationsprojekten (z. B. Cloud, Systemmodernisierung), bei denen unterschiedliche Kompetenzen und eine hohe Skalierbarkeit der Teams erforderlich sind.

04 Wie der Bewerbungsprozess in Projekten für Behörden abläuft

Aufgrund der komplexen Struktur der Zusammenarbeit ist der Recruiting-Prozess in Projekten für den öffentlichen Sektor in der Regel stark formalisiert.

In der Praxis bedeutet das, dass zwischen dem Recruiter, mit dem du sprichst, und dem Endkunden (z. B. einer Behörde) mindestens eine zusätzliche Entscheidungsebene liegt – z. B. ein Generalunternehmer, ein Vendor oder eine Konsortiumsstruktur.

Mehrstufige Selektion

Kandidatenprofile gehen nicht direkt an den Endkunden. Bevor sie weitergeleitet werden, durchlaufen sie einen zusätzlichen Auswahlprozess (sog. „Quality Gate“) auf Seiten des Dienstleisters oder innerhalb des Konsortiums.

Das ist ein sehr wichtiger Moment, weil:

die Entscheidung, dein Profil weiterzuleiten, nicht nur beim Recruiter liegt, mit dem du in Kontakt bist
selbst gut passende Kandidaten bereits in einem früheren Schritt aussortiert werden können

Hohe Konkurrenz

Eine zusätzliche Herausforderung ist die sehr große Anzahl an Kandidaten.

In Multi-Vendor-Strukturen können auf eine einzelne Anfrage (Ausschreibung) sogar 100 – 150 Profile von verschiedenen Firmen und Vermittlern eingereicht werden.

Standardisierung der Profile

In den meisten Fällen ist es erforderlich, ein Kandidatenprofil in einem bestimmten Format zu erstellen (sog. Projektprofil).

Dabei handelt es sich um ein standardisiertes Dokument, das:

die Erfahrung vergleichbar darstellt
sich auf konkrete Projekte und Technologien fokussiert
eine objektive Bewertung der Kandidaten ermöglicht

Das hängt mit der Anforderung an Transparenz und Neutralität in Entscheidungsprozessen der öffentlichen Verwaltung zusammen.

So kann der Prozess typischerweise abläufen

Der Prozess kann je nach Institution variieren (z. B. sieht er bei Projekten für die Bundeswehr, die über BWI GmbH laufen, anders aus), folgt aber häufig einem ähnlichen Muster:

Vorselektion (Recruiter) Der Recruiter analysiert die Projektanforderungen und deine Unterlagen und entscheidet, ob dein Profil aufbereitet wird.
Erstellung und Anpassung des Profils Es wird ein Profil im geforderten Format erstellt (oft deutlich detaillierter als ein klassisches CV).
Quality Gate / Vendor Review Das Profil wird zusätzlich geprüft (z. B. beim Generalunternehmer oder innerhalb der Lieferantenstruktur). In diesem Schritt wird entschieden, ob der Kandidat dem Endkunden vorgestellt wird.
Weiterleitung an den Kunden (Behörde) Bei positiver Entscheidung wird das Profil an die öffentliche Institution weitergeleitet.
Wartezeit positives Feedback: oft innerhalb weniger Tage Absage oder keine Rückmeldung: von wenigen Tagen bis mehrere Wochen
Einladung zum Gespräch Behörden laden in der Regel mehrere Kandidaten ein.
Interview In vielen Projekten findet nur ein Gespräch statt (fachlich/technisch).
Entscheidung Die Entscheidung wird meist innerhalb weniger Tage nach dem Gespräch getroffen.
Sicherheitsüberprüfung (optional) Bei sensiblen Projekten kann eine Sicherheitsüberprüfung (SÜ) erforderlich sein, wenn die Tätigkeit sicherheitsrelevant ist oder Zugang zu vertraulichen Informationen erfordert.
Vertrag und Onboarding Nach einer positiven Entscheidung folgt die Vertragsunterzeichnung und der Start des Projekts.

Ausschreibungen: „versteckter“ Endkunde

In vielen Ausschreibungen findest du keine direkte Information darüber, für welche Behörde das Projekt ist.

Trotzdem erkennt man es oft schon nach wenigen Sätzen am Stil:

formale, eher „amtliche“ Sprache
Verweise auf Vorschriften (§, DSGVO, Regularien)
starker Fokus auf Prozesse und Standards
schneller Übergang zu den Aufgaben („what you’ll do“), ohne viel Employer Branding

Im Vergleich zum privaten Sektor gilt hier:

weniger Mindset, mehr formale Passung zu den Anforderungen

Am einfachsten gesagt:

Fit zum Prozess > Potential

Sehr konkrete und „starre“ Anforderungen

Ausschreibungen im öffentlichen Sektor sind in der Regel sehr präzise und wenig flexibel.

Typische Elemente:

konkrete Technologien + klar definierte Jahre an Erfahrung
klare Trennung zwischen Must-have und Nice-to-have (wird wörtlich genommen)
geforderte Zertifikate (je nach Projekt)
starker Fokus auf Arbeiten nach Prozessen und Dokumentation, z. B.: Fachkonzepte Anforderungsspezifikationen Qualitätssicherung
ein mittlerweile sehr typisches Thema: Barrierefreiheit und deren praktische Umsetzung
sehr häufig wird auch Erfahrung im öffentlichen Sektor vorausgesetzt

05 Perspektive des Recruiters – wie bereitest du dein CV vor?

Wenn du dich auf eine Ausschreibung bewirbst, die „nach Behörde klingt“, lohnt es sich, die Realität auf Recruiter-Seite zu verstehen.

Was passiert auf der anderen Seite?

Der Recruiter prüft sehr genau die Jahre an Erfahrung in bestimmten Technologien
nicht aus Prinzip, sondern weil das Profil später selbst durch ein Quality Gate gehen muss
Oft muss er deine Daten in ein standardisiertes Formular / Projektprofil übertragen (Behörden…)
je mehr Informationen du direkt lieferst, desto höher ist die Chance, dass dein Profil überhaupt weiterkommt
nicht selten hat ein Recruiter nur 2 – 3 Tage Zeit, um Kandidaten vorzustellen – deshalb kann die Qualität deines CVs entscheidend sein, weil sie den Aufwand für die Aufbereitung stark reduziert

Wie kannst du deine Chancen erhöhen?

Beziehe dich direkt auf die Anforderungen → zu jedem Punkt konkrete Beispiele (Projekte, Technologien, Verantwortungsbereiche)
Nimm Must-haves wörtlich → fehlt eines davon, bedeutet das oft leider automatisch eine Absage
Beschreibe deine Freelance-Projekte klar und konkret → Ziel, Umfang, Technologien, Kontext, Ergebnisse

Mehr darüber kannst du in meinem Artikel Level Up dein IT-Profil lesen.

Setze auf Struktur und Lesbarkeit → ein gut aufgebautes CV = weniger Arbeit für den Recruiter
Fokussiere dich nicht auf das Anschreiben → meistens nicht erforderlich → besser: eine kurze, klare Nachricht an den Recruiter mit den wichtigsten Punkten

Prozesse im öffentlichen Sektor sind weniger flexibel, aber dafür deutlich vorhersehbarer.

Wenn du die Spielregeln verstehst und dein CV darauf ausrichtest, kannst du deine Chancen deutlich erhöhen — selbst in einem sehr kompetitiven Umfeld.

Wenn du planst, dich auf Projekte im öffentlichen Sektor zu bewerben, und dir unsicher bist, wie du dein Profil optimal vorbereitest oder deine Chancen im Bewerbungsprozess erhöhen kannst, unterstütze ich dich gerne dabei.

Gemeinsam schauen wir uns dein Profil an, bringen Struktur in deine Erfahrung und arbeiten heraus, was wirklich relevant ist – genau so, wie es in diesen Projekten erwartet wird.

Schreib mir einfach eine Nachricht und vereinbare einen kostenlosen 30-minütigen Profil-Check.